Een medewerker meldt grensoverschrijdend gedrag. Dat kan schrikken zijn. Wat moet je doen? Wat vooral niet? En hoe zorg je dat je recht doet aan álle betrokkenen? In dit artikel lees je stap voor stap hoe je zorgvuldig omgaat met een melding van ongewenst gedrag. Je krijgt praktische handvatten om rustig en professioneel te reageren, terwijl je het proces transparant en rechtvaardig houdt. Of je nu werkt binnen een grote organisatie of een klein team, een duidelijke aanpak is essentieel voor het creëren van een sociaal veilige werkomgeving.
Klachtenregeling en beleid ongewenste omgangsvormen
Het is belangrijk dat organisaties vooraf bepalen hoe zij omgaan met meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Een duidelijke procedure of checklist helpt om zorgvuldig, eerlijk en effectief te handelen.
Waarom is dit belangrijk:
- Voorkomen van escalatie
- Eerlijke benadering
- Duidelijke boodschap aan de organisatie: wij nemen dit serieus
Hoe ga ik om met een melding van grensoverschrijdend gedrag?
Stap 1: Luisteren zonder oordeel
Creëer een veilige ruimte voor de melder. Laat de melder het verhaal rustig doen en vraag wat hij/zij verwacht: een luisterend oor, advies of actie?
Stap 2: Feiten verzamelen
Breng de situatie in kaart:
- Wat is er gebeurd?
- Wie zijn betrokken?
- Is er machtsongelijkheid?
- Wat is de ernst van de situatie?
- Is er sprake van herhaling of strafbaar gedrag?
Stap 3: Eerste beoordeling
Ga na of de melding past binnen de gedragscode en of verdere stappen nodig zijn. Maak afspraken over vertrouwelijkheid, vervolgstappen en eventuele ondersteuning.
Stap 4: Contact met de beschuldigde
Ook de beschuldigde verdient zorgvuldige behandeling.
- Licht hem/haar in over de melding en het proces.
- Blijf objectief en geef ruimte om te reageren.
- Geef uitleg over het proces, ondersteuning en mogelijke tijdelijke maatregelen.
Stap 5: Weging van de situatie
Na gesprekken met beide partijen, beoordeel je de situatie:
- Ervaart men het gedrag als grensoverschrijdend?
- Is de werkrelatie nog houdbaar?
- Hoe ernstig is de situatie en wat is de impact?
- Wat zijn de risico’s en belangen voor de organisatie?
- Wat zijn de wensen van beide partijen?
Stap 6: Vervolgstappen
Op basis van de weging van de situatie kunnen verschillende vervolgstappen worden ondernomen:
- Bemiddeling: Gedurende deze stap proberen beide partijen het samen op te lossen zonder dat daarbij extreme maatregelen worden genomen. Denk bijvoorbeeld aan mediation of een correctief gesprek.
- Onderzoek: Wanneer niet duidelijk is wat heeft geleid tot het ontstaan van de situatie of geen eenduidig bewijs is voor de klacht, kan over worden gegaan op onderzoek. Bijvoorbeeld een cultuuronderzoek of klachten- en feitenonderzoek.
- Sanctie: Wanneer de klacht is bewezen en de klachtenregeling ernstig is overtreden kan een sanctie worden opgelegd. Bijvoorbeeld klacht bij klachtencommissie, schorsing of ontslag.
Stap 7: Communicatie & nazorg
Heldere communicatie is cruciaal, net als ondersteuning van alle betrokkenen.
- Zorg voor transparantie over het proces
- Bied hulp via de (externe) vertrouwenspersoon
- Wees zorgvuldig met vertrouwelijkheid
- Waarborg hoor- en wederhoor
- Bied ook na afloop passende nazorg
Stap 8: Leren van meldingen
Gebruik meldingen als leermoment. Evalueer en verbeter waar nodig beleid en werkwijze. Op deze manier werk je aan een veilige en integere werkomgeving.
HMP als jouw vertrouwenspersoon
De externe vertrouwenspersoon van HMP kan gedurende het hele traject een onmisbare rol vervullen. Vanaf het eerste moment dat een medewerker zich uitspreekt tot aan de afronding van het proces, biedt de vertrouwenspersoon een veilige, onafhankelijke plek voor begeleiding en advies.
De vertrouwenspersoon:
- Luistert naar de melder en helpt bij het verhelderen van de melding
- Ondersteunt bij het nemen van vervolgstappen en bespreekt opties (zoals informeel oplossen, melden of onderzoek)
- Draagt bij aan zorgvuldige communicatie, hoor en wederhoor, en een eerlijk proces
- Is een brug tussen betrokkenen en de organisatie, zonder zelf partij te worden
- Helpt escalatie te voorkomen en bevordert herstel of afronding
- Draagt bij aan een cultuur van openheid, vertrouwen en veiligheid
De inzet van een externe vertrouwenspersoon laat zien dat de organisatie serieus werk maakt van sociale veiligheid, en biedt zowel medewerkers als leidinggevenden professionele ondersteuning bij lastige situaties.
HMP inschakelen als jouw externe vertrouwenspersoon? Neem contact op via 085 049 244 4 / hmp@hmp.nl
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
