Het komt waarschijnlijk geregeld voor dat een werknemer zich ziek meldt. Veel werkgevers vinden het lastig welke vragen ze mogen stellen en wat de juiste aanpak is voor het gesprek over de ziekmelding. Aan de ene kant is het belangrijk om begrip en medeleven te tonen naar de werknemer, aan de andere kant is het ook belangrijk om te kijken wat de werknemer nog wel kan en hoe het verder gaat. In dit artikel geven we je tips voor hoe je een goed gesprek kan voeren tijdens de telefonische ziekmelding en de juiste vragen stelt!
Verschil ziek en arbeidsongeschiktheid
Belangrijk om te onthouden is dat een zieke werknemer niet altijd arbeidsongeschikt hoeft te zijn en andersom. Iemand is ziek als hij fysiek, psychisch of sociaal onwel is en dit hoeft niet altijd te leiden tot arbeidsongeschiktheid. Iemand is arbeidsongeschikt als hij door een bepaalde omstandigheid het werk niet meer kan uitvoeren. Dit kan komen door ziekte, maar ook door bijvoorbeeld problemen in de privé-omgeving of een voorval op het werk.
Stappenplan goed gesprek tijdens telefonische ziekmelding
Stap 1: Begin het gesprek positief
Wanneer een werknemer zich ziek (arbeidsongeschikt) meldt, is het belangrijk om medeleven te tonen met de werknemer. Vraag hoe het met de werknemer gaat en vertel dat je het vervelend vindt om te horen dat hij ziek is.
Voorbeeldvragen:
- “Hoe gaat het met je op dit moment?”
- “Wat vervelend om te horen. Is er iets wat ik nu voor je kan doen?”
- “Wil je iets kwijt of vertellen over hoe je je voelt – puur wat je zelf wilt delen?”
LET OP! Vraag niet naar medische diagnoses of specifieke klachten. Dit is in strijd met de AVG wetgeving.
Stap 2: Continuïteit van het werk
Bespreek met de werknemer of er zaken zijn die door collega’s moeten worden overgenomen en waar collega’s van op de hoogte moeten worden gesteld. Daarnaast is het belangrijk om te bespreken wanneer je weer contact opneemt met de werknemer om te vragen hoe het gaat.
Voorbeeldvragen:
- “Zijn er lopende taken waar we collega’s over moeten informeren?”
- “Heb je zelf iemand in gedachten die dat tijdelijk kan oppakken?”
- “Wanneer lijkt het jou passend om opnieuw contact te hebben?”
Tips:
- Documenteer afspraken: Zorg ervoor dat alle afspraken duidelijk worden gedocumenteerd, zodat er geen misverstanden ontstaan.
- Flexibiliteit tonen: Geef aan dat je flexibel bent en openstaat voor aanpassingen in het plan, afhankelijk van hoe de werknemer zich voelt.
- Ondersteuning aanbieden: Vraag of er nog andere vormen van ondersteuning zijn die de werknemer nodig heeft, zoals hulp bij het regelen van zaken of emotionele steun.
Stap 3: Praktische vragen
Je mag géén medische informatie vragen of opslaan. Je mag wél vragen stellen die relevant zijn voor het functioneren, zolang ze niet over de aard van de ziekte gaan.
Voorbeeldvragen (veilig en toegestaan):
- “Is er sprake van een situatie thuis of op het werk die invloed heeft op je belastbaarheid?”
- “Gaat het om een situatie waarbij je tijdelijk andere werktijden of rust nodig hebt?”
- “Is er een manier waarop ik of het team je nu praktisch kunnen ondersteunen?”
Wel toegestaan om te vragen:
- Verwachte duur van het verzuim (indien de werknemer dit zelf aangeeft).
- Of het verzuim werkgerelateerd is (zonder door te vragen op details).
- Of de werknemer op de hoogte is van contact met de bedrijfsarts.
LET OP! Als het verzuim door derden is veroorzaakt (bijv. verkeersongeval), mag dit worden genoteerd t.b.v. regresrecht.
Stap 4: Arbeidsongeschiktheid
Zorg dat het gesprek gaat over wat de werknemer nog wel kan in plaats van wat hij niet kan. Vraag naar werkzaamheden die de werknemer eventueel nog wel kan doen en stel voor of het zou kunnen helpen als de werknemer bijvoorbeeld een paar dagen thuiswerkt. Tevens moet het herstel worden besproken. Bespreek bijvoorbeeld of de werknemer hulp nodig heeft bij zijn herstel en hoe je hem kan ondersteunen.
Voorbeeldvragen:
- “Zijn er lichte werkzaamheden die je eventueel zou kunnen of willen doen?”
- “Zou thuiswerken voor een paar dagen verlichting kunnen bieden?”
- “Wat zou je helpen om op een fijne manier te kunnen herstellen?”
Aanvullende tip:
- Focus op mogelijkheden: Richt het gesprek op de taken die de werknemer nog wel kan uitvoeren, om een gevoel van betrokkenheid en productiviteit te behouden.
LET OP! Dit moet altijd vrijblijvend worden besproken, zonder druk. De werknemer bepaalt zelf of hij zich daartoe in staat voelt.
Stap 5: Positieve afsluiting + gemaakte afspraken
Net zoals het belangrijk is om het gesprek positief te openen, is het ook belangrijk om het gesprek positief te sluiten. Zorg dat de werknemer zich gehoord voelt en creëer duidelijkheid over de verwachtingen en gemaakte afspraken. Maak afspraken over hoe de komende periode eruit gaat zien, de volgende contactmomenten en eventueel een afspraak met de bedrijfsarts.
Advies nodig bij een ingewikkelde verzuimcursus? Team HMP helpt je graag. Neem contact met ons op via 085 049 244 / hmp@hmp.nl
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
