Wanneer een medewerker ziek uitvalt, brengt dit voor werkgevers vaak grote uitdagingen met zich mee. Het werk moet doorgaan, maar tegelijkertijd gelden er strikte wettelijke regels rondom ziekte en re-integratie. In Nederland is het uitgangspunt dat een zieke werknemer gedurende de eerste twee ziektejaren recht heeft op loondoorbetaling en dat werkgever en werknemer samen moeten werken aan re-integratie, zoals vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter.
Bij langdurig verzuim komt al snel de vraag op: hoe houden we het werk draaiende? Het is begrijpelijk dat je denkt aan het inzetten van een vervanger om de continuïteit te waarborgen. Maar mag dat eigenlijk wel? Dit is geen eenvoudige kwestie: er spelen juridische, praktische en soms ook ethische overwegingen mee. In dit artikel gaan we dieper in op deze vraag en geven we inzicht in wat de wet zegt, welke mogelijkheden er zijn voor werkgevers, en waar je op moet letten om problemen te voorkomen.
Waarom is vervanging een dilemma?
Langdurige ziekte kan een grote impact hebben op de organisatie. Werk blijft liggen, collega’s raken overbelast en klanten merken het effect. Het lijkt logisch om iemand anders in te schakelen, maar dit is niet altijd mogelijk. De zieke werknemer heeft namelijk het recht op terugkeer in zijn eigen of passend werk zodra hij (gedeeltelijk) arbeidsgeschikt is. Dit heeft te maken met de re-integratieplicht: werkgever en werknemer moeten samen werken aan herstel en terugkeer, in eigen of eventueel in aangepast werk. Daarnaast mag de zieke werknemer tijdens de eerste twee ziektejaren niet worden ontslagen vanwege ziekte.
Wat zegt de wet?
De Wet verbetering poortwachter, De Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en de UWV‑richtlijnen verplichten werkgevers om zich maximaal in te spannen voor re-integratie. Dit betekent onder andere:
- Passend werk aanbieden: De werkgever moet actief passende werkzaamheden bieden aan de zieke werknemer binnen de eigen organisatie. Het gaat om werk dat zo goed mogelijk aansluit bij de mogelijkheden van de werknemer. De werkgever dient te blijven zoeken naar passend werk binnen het eigen bedrijf.
- Spoor 2 tijdig inzetten: Indien er rond 1 jaar van ziekte geen mogelijkheden zijn binnen de eigen organisatie, dan volgt re-integratie bij een andere werkgever (spoor 2).
Waarmee moet rekening gehouden worden?
Het aannemen van een vaste vervanger voor dezelfde functie kan problemen opleveren. Als de zieke werknemer terugkeert in zijn eigen functie, kan de werkgever met twee mensen voor één plek zitten, wat kan leiden tot een ontslagprocedure.
Let op: als er vacatures ontstaan binnen de eigen organisatie, dan is het belangrijk om te onderzoeken of de betreffende functies passend zijn voor de zieke werknemer.
Mag je een vervanger inzetten?
Ja, tijdelijke vervanging is toegestaan, mits:
- Het contract van de vervanger duidelijk tijdelijk is.
- Er een maximumduur wordt opgenomen, zodat het contract automatisch eindigt.
- Eventueel een clausule wordt toegevoegd voor gedeeltelijke werkhervatting van de vaste medewerker.
- De ketenregeling en aanzegplicht worden nageleefd bij opvolgende tijdelijke contracten.
Andere opties:
- Uitzendkracht inhuren: Flexibel en zonder risico op een vast dienstverband.
- Detachering: Vooral handig bij specialistische functies.
- Interne herverdeling: Taken tijdelijk verdelen over collega’s.
Conclusie
Het vervangen van een zieke medewerker is mogelijk, maar alleen tijdelijk en onder duidelijke voorwaarden. De functie van de zieke werknemer moet in principe beschikbaar blijven voor zijn eventuele terugkeer. Werkgevers doen er goed aan om juridisch advies in te winnen bij langdurig verzuim en zorgvuldig te handelen volgens de Wet verbetering poortwachter. Zo voorkom je niet alleen juridische problemen, maar ook onnodige spanningen in het team.
Wat kan HMP betekenen?
Als casemanager verzuim ondersteunen wij jouw organisatie bij het behouden van structuur en regie in iedere fase van het verzuimproces. Wij zorgen voor:
- tijdige stappen in het kader van de Wet verbetering poortwachter,
- duidelijke communicatie met werknemer, werkgever en betrokken professionals,
- een compleet en actueel dossier,
- begeleiding bij vragen rondom WIA‑aanvraag, voorschotprocedures en eigenrisicodragerschap,
- en het voorkomen van vertraging of onnodige risico’s.
Op die manier helpen we jouw organisatie om, ondanks de langere beslistermijnen, het verzuimproces soepel te laten verlopen en de impact voor werknemer én werkgever zo beperkt mogelijk te houden. Wil je meer weten of een vrijblijvend verzuim adviesgesprek inplannen? Neem dan contact op met onze verzuimexpert Kasia Noordam via k.noordam@hmp.nl / 085 049 244 4.
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
