Mei is voor veel organisaties een belangrijk kantelpunt in het jaar. De zomer komt dichterbij, medewerkers maken vakantieplannen en voor werkgevers liggen er een aantal vaste arbeidsrechtelijke verplichtingen en aandachtspunten op de plank. Het uitbetalen van vakantiegeld is daarbij het eerste waar vaak aan wordt gedacht, maar zeker niet het enige wat in mei speelt.
In dit artikel nemen we je mee langs de belangrijkste arbeidsrechtelijke zaken waar je als werkgever in mei bij stil moet staan.
Het uitbetalen van vakantiegeld
Mei staat voor veel werknemers gelijk aan vakantiegeld. Voor werkgevers betekent dit dat gecontroleerd moet worden of de uitbetaling correct en volgens de regels plaatsvindt. Het vakantiegeld bedraagt minimaal 8% van het bruto jaarsalaris, berekend over de periode 1 juni tot en met 31 mei. In principe wordt het vakantiegeld in mei uitbetaald, tenzij hierover schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt in een cao, arbeidsovereenkomst of personeelshandboek. Afspraken mogen echter nooit leiden tot een lager percentage dan 8% of tot het vervallen van de jaarlijkse uitbetaling.
Bij de berekening van het vakantiegeld hoort niet alleen het vaste salaris, maar ook:
- overuren en overwerktoeslagen;
- provisies;
- prestatiebeloningen.
Gaat een werknemer uit dienst of is deze niet het hele jaar in dienst geweest, dan wordt het vakantiegeld naar rato berekend. Ook bij ziekte blijft de werknemer tijdens de loondoorbetalingsperiode vakantiegeld opbouwen.
Voor werkgevers is mei bovendien hét moment om te controleren of het vakantiegeld goed is gereserveerd. Door maandelijks vakantiegeld te reserveren, voorkom je financiële druk op het moment van uitbetaling.
Check ook onze Q&A over het uitbetalen van vakantiegeld: https://www.hmp.nl/qa-vakantiegeld/
Informeer je werknemers over het vervallen van vakantiedagen
Naast het vakantiegeld is mei een belangrijk moment om stil te staan bij de openstaande vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd, maar niet opgenomen in 2025, vervallen dus per 1 juli 2026. Dat betekent dat wettelijke dagen niet eindeloos blijven staan.
Als werkgever heb je een wettelijke informatieplicht: werknemers moeten tijdig, duidelijk en concreet geïnformeerd worden over:
- hoeveel wettelijke vakantiedagen zij nog hebben;
- wanneer deze komen te vervallen;
- dat zij deze vóór die datum moeten opnemen.
Je werknemers moeten in staat zijn geweest de vakantiedagen te kunnen opnemen. Was dit niet het geval? Dan geldt er een vervaltermijn van 5 jaar.
Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. Bovenwettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd, maar niet opgenomen in 2025, vervallen dus per 1 januari 2030.
Vakantieopname en zorgplicht
Mei is daarnaast het moment waarop inzichtelijk wordt welke werknemers hun vakantiedagen daadwerkelijk opnemen en bij wie het verlofsaldo structureel oploopt. Dit is voor werkgevers niet alleen een administratieve constatering, maar ook een belangrijk aandachtspunt vanuit goed werkgeverschap. Werkgevers hebben immers een zorgplicht ten aanzien van de duurzame inzetbaarheid van hun medewerkers en het voorkomen van (langdurige) overbelasting.
Werknemers die structureel weinig vakantie opnemen, lopen een verhoogd risico op uitval door stress- of vermoeidheidsklachten. Van werkgevers mag daarom worden verwacht dat zij niet uitsluitend faciliteren, maar ook actief bevorderen dat werknemers hun wettelijke rustmomenten benutten. Dit kan onder meer door tijdig het gesprek aan te gaan, het belang van vakantieopname expliciet te benoemen en hier rekening mee te houden in de personeelsplanning.
Het stimuleren van vakantieopname is daarmee niet alleen praktisch, maar ook juridisch relevant. In toenemende mate wordt in rechtspraak en handhaving waarde gehecht aan de vraag of een werkgever voldoende invulling heeft gegeven aan zijn zorgplicht.
Voorbereiding zomerperiode
Naarmate de zomerperiode nadert, worden vakantieaanvragen concreter en neemt de druk op de personeelsplanning toe. Mei is daarom een geschikt moment om tijdig overzicht te creëren en afspraken vast te leggen. Door in deze fase duidelijkheid te bieden, voorkom je knelpunten op het gebied van (onder)bezetting en continuïteit van de bedrijfsvoering.
In de praktijk betekent dit onder meer dat zomervakantieroosters worden vastgesteld, waarbij rekening wordt gehouden met overlappingen van verlof, piekperiodes en cruciale werkzaamheden. Indien nodig kan in deze fase worden gekeken naar interne verschuivingen of het aantrekken van externe vervanging om de werkzaamheden doorgang te laten vinden. Ook is het verstandig om duidelijke afspraken te maken over bereikbaarheid, aangepaste werktijden en minimale bezetting gedurende de vakantieperiode.
In veel organisaties wordt in deze periode bovendien gebruikgemaakt van tijdelijke krachten, oproepkrachten of vakantiewerkers. Dit vraagt om extra alertheid. Controleer tijdig of arbeidsovereenkomsten (juridisch) correct zijn opgesteld, of de werktijden en duur van het dienstverband duidelijk zijn vastgelegd en of de verantwoordelijkheden en aansturing helder zijn. Een goede voorbereiding in mei draagt bij aan een soepel verloop van de zomerperiode en verkleint het risico op organisatorische of juridische knelpunten.
Wat kan HMP voor jouw organisatie betekenen?
De maand mei laat zien dat arbeidsrecht en HR geen momentopnames zijn, maar vragen om zorgvuldige aandacht gedurende het jaar. Wij ondersteunen werkgevers bij het juist toepassen van wet- en regelgeving rondom vakantiegeld en vakantiedagen, het voldoen aan de informatie- en zorgplicht richting medewerkers en het voorbereiden van de zomerperiode.
Of het nu gaat om een snelle check, het opstellen van duidelijke communicatie, controleren van arbeidsovereenkomsten of het sparren over beleid en personeelsplanning: wij denken mee en zorgen dat je juridisch goed én werkbaar bent voorbereid op de vakantieperiode. Meer weten? Neem contact met ons op via 085 049 244 4 / hmp@hmp.nl.
HMP | Realising Change… Bewezen expertise voor het daadwerkelijk oplossen van vraagstukken op het gebied van:
